Tietosuojaseloste
Yleistä
Webropol Oy on sitoutunut noudattamaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (General Data Protection Regulation, GDPR), jota sovelletaan 25.5.2018 alkaen kaikissa EU:n jäsenmaissa. Tällä tietosuojaselosteella informoimme luonnollisia henkilöitä heidän henkilötietojensa käsittelystä Webropolin omissa tapahtumissa.
Rekisterinpitäjä
Webropol Oy
Y-tunnus: 1773960-2
Huovitie 3, 00400 Helsinki
+358 20 155 2150 |
Yhteydenotot tietosuoja-asioissa osoitteeseen:
Webropol Oy
Huovitie 3, 00400 Helsinki
+358 20 155 2150 |
Rekisterin nimi
Webropol Oy:n tapahtumien asiakasrekisteri.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Webropol Oy:n tapahtumien henkilötietojen käsittelyn perusteena on Webropolin ja tapahtumaan osallistuvan henkilön suhde tai asiakkaan antama suostumus henkilötietojen käsittelyyn.
Kerättäviä henkilötietoja käytetään tapahtumiin osallistuvien henkilöiden ilmoittautumisten käsittelyyn, viestin lähettämiseen, tapahtumien jälkeisten palautekyselyiden lähettämiseen, analytiikkaan ja tilastollisiin tarkoituksiin sekä mahdollisten yhteydenottojen mahdollistamiseen. Tietoja voidaan käyttää myös Webropolin markkinoinnin toteuttamiseen kuten esimerkiksi yhteydenottoihin puhelimitse ja sähköpostilla.
Pyydämme huomioimaan, että tämä seloste koskee ainoastaan Webropolin omiin tapahtumiin osallistuvia henkilöitä. Webropol-ohjelmiston käyttäjiä sekä prospektirekisteriin tallennettuja henkilöitä koskeva seloste löytyy verkkosivustoltamme.
Rekisterin tietosisältö
Webropol Oy:n tapahtumien osallistujarekisteri sisältää seuraavia luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja:
- Etu- ja sukunimi
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Organisaation nimi
- Tapahtumakohtaisia tietoja, esimerkiksi mahdolliset ruoka-aineallergiat ja erityisruokavaliot
Säännönmukaiset lähteet
Tapahtumaan osallistujan henkilötiedot voidaan poistaa hänen pyynnöstään tapahtumien rekistereistä. Poisto on peruuttamaton emmekä voi palauttaa poistettuja henkilötietoja. Säilytämme henkilötietoja ainoastaan tarvittavan ajan tapahtumien järjestämisen ja seurannan mahdollistamiseksi tässä selosteessa mainittuihin käyttötarkoituksiin. Annettuja tietoja ei luovuteta muille osapuolille. Pääsääntöisesti tapahtumiin ilmoittautuneiden tiedot poistetaan rekisteristä kuuden (6) kuukauden kuluttua tapahtuman ajankohdasta, ellei henkilö ole aiemmin pyytänyt henkilötietojensa poistamista. Mikäli tapahtumaan osallistuja on Webropol-sovelluksen käyttäjä, jää henkilötiedot kuitenkin Webropol-sovellukseen, mutta poistetaan kyseisen tapahtuman rekisteristä.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Webropol Oy ei missään tilanteessa siirrä tai käsittele henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille, mutta osallistujien nimet saatetaan julkaista/saattavat näkyä tapahtuman osallistujalistalla.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri sijaitsee Webropolin omassa Events tapahtumahallinta-järjestelmässä. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Tietoja ei säilytetä paperilla.
Tiedot ovat tallennettuna Webropolin kahdennetuilla palvelimilla, Telia Cygaten ISO 27001 sertifioidussa konesalissa. Henkilötiedot anonymisoidaan automaattisesti 60 päivän välein. Automatisoitua anonymisointia ei kuitenkaan tehdä maksullisissa tapahtumissa, missä tulee säilyä kuitinantovelvoite eli tunnistaa maksaja ja maksun kohde.
Tapahtuman jälkeen osallistujille lähetetään palautekysely Webropol Oy:n oman kysely- ja raportointisovelluksen kautta. Webropol Oy toimii henkilötietojen käsittelijöinä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta noudattaen, omissa tapahtumissaan.
Henkilötietoihin on pääsy vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Kukin henkilö organisaatiossamme näkee omilla käyttäjätunnuksillaan ja salasanoillaan asiakastietoja vain niiltä osin kuin se on työtehtävien suorittamiselle välttämätöntä. Sovelluksessamme on myös kattavat lokitiedot
Tarkastusoikeus, oikeus oikaista virheellinen tieto ja oikeus tulla unohdetuksi
Rekisteröidyllä on Euroopan parlamentin ja neuvoston yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) artiklan 15 mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu sekä artiklan 17 mukaisesti vaatia häntä koskevien virheellisten tietojen korjaamista ja/tai tietojen poistamista rekisteristä. Rekisteröity voi milloin tahansa kieltää henkilötietojensa käsittelyn markkinointitarkoituksiin. Kun rekisteröity ei halua, että hänen tietojaan enää käsitellään, hänellä on oikeus vaatia kaikkien tietojen poistamista.
Tietopyynnöt tulee lähettää kirjallisesti sähköpostilla tai paperipostilla Webropol Oy:lle.
Webropol Oy Huovitie 3, 00400 Helsinki