Esihenkilö – näin helpotat tiimisi lähestyvää lomakautta
Esihenkilöllä on tärkeä rooli, ennen kuin tiimi katoaa kesälaitumille – hänen tehtävänään on huolehtia siitä, että tiimin jäsenet voivat irrottautua arjesta rauhallisin mielin, ja että kaikilla on selvät sävelet kesän työtehtävien kulusta. Kun lomakausi suunnitellaan hyvin, koko organisaation kesälomat sujuvat paremmin – ja kaikkien on kiva palata levänneenä töihin.
Yhtenä ratkaisuna on tehdä tiimille yhteinen kysely ennen lomaa, jossa kootaan yhteen tehtävät, toiveet ja kysymykset tiimin sisällä. Tässä viisi kysymystä, jotka tällaiseen kyselyyn kannattaa sisällyttää!
1. Mitkä työtehtävät haluat saada valmiiksi ennen lomaa?
Tämä kysymys tuo fokusta ja auttaa tunnistamaan mahdollisen työkuorman keskeiset painopisteet. Kun priorisointi on selkeää, on tiimin jäsenten helpompi hallita ennen lomaa tyhjennettävää työlistaa.
Selvittäkää tiimin kanssa, mitkä asiat ovat tärkeimpiä hoitaa, mitkä ovat vielä kesken ja missä tarvitaan apua. Kun nämä tiedot kootaan yhteen, näet esihenkilönä yhdellä silmäyksellä koko tiimin tilannekuvan – ja voit samalla varautua jo loman jälkeiseen työlistaan.
2. Onko sinulla huolia tai avoimia kysymyksiä, joihin pitäisi löytää vastaus ennen lomaa?
Selvitä tiimin sisällä avoimena roikkuvat kysymykset ennen loman alkua – epävarmuudet voivat jäädä kytemään ja kuormittaa myös lomalla.
Tiimikyselyn avulla henkilöstöllä on mahdollisuus kertoa asioista ja huolista, joita ei ehkä sanottaisi ääneen palavereissa tai kahvikoneen ääressä. Esihenkilö saa mahdollisuuden reagoida ajoissa ja tarjota oikeanlaista tukea. Palautteen kerääminen onnistuu myös anonyymisti.
3. Kuka hoitaa työtehtäväsi poissaolosi aikana – ja tietääkö hän, mitä häneltä vaaditaan?
Hyvin suunniteltu lomasijaisuus tuo turvaa koko tiimille. Kommunikaation huomioiminen on myös tärkeää – ovatko kaikki työtehtävät ja odotukset selkeitä kaikille osapuolille?
Listaamalla tehtävät, vastuuhenkilöt ja tavoitteet yhteen kyselyyn, mahdollistat tehokkaan tiedonsiirron henkilöstön kesken. Näin tieto ei myöskään huku esimerkiksi Teams-viesteihin tai sähköpostiketjuihin.
4. Mikä auttaa sinua palaamaan levänneenä takaisin lomalta?
Valmistaudu myös loman jälkeiseen aikaan hyvissä ajoin. Kesän jälkeinen työkuorma voi tuntua raskaalta, ja pienillä asioilla voi olla iso merkitys.
Kerää ideoita ja toiveita siitä, mikä helpottaisi paluuta arkeen: esimerkiksi selkeä tilannekatsaus, toiveita etätyöskentelystä tai “matalan kynnyksen” aloitusviikko voivat nousta palautteesta esille. Näin työn aloitus lomien jälkeen helpottuu, ja voit itsekin suunnitella kesäloman jälkeisiä viikkoja ja mukavaa työhön paluuta tiimillesi hyvissä ajoin.
5. Mitä tiimi voisi vielä tehdä yhdessä ennen lomia?
Usein viimeiset viikot ennen lomia ovat kiireisiä ja raskaita henkilöstölle. Yhteinen mukava hetki ennen lomia vahvistaa tiimihenkeä ja luo hyvää mieltä – tiimi voi myös yhdessä reflektoida alkuvuoden tapahtumia ja keskustella odotuksista kesälle ja sen jälkeiselle ajalle.
Kerää idealistaa kyselylläsi, ja valitse tuloksista suosituin aktiviteetti toteutettavaksi vielä ennen kesälomia – oli kyseessä sitten tiimin yhteinen lounas, pelituokio tai vaikka retki läheiselle jäätelökioskille. Matalan kynnyksen osallistaminen tekee yhteisestä hetkestä merkityksellisemmän ja parantaa henkilöstön hyvinvointia kiireen keskellä.
Tiimikyselyn avulla, saat nopean ja selkeän kokonaiskuvan työtilanteesta, avoimista kysymyksistä sekä vielä ennen lomia päätettävistä asioista. Näin pystyt varmistamaan, että tarpeelliset asiat käydään läpi ja saadaan hoidettua ennen kesälomille siirtymistä – ja tiimisi voi lomien jälkeen palata töihin taas levänneenä ja motivoituneena!
Tee tiimisi loman aloitus -kysely helposti Webropolin kysely- ja raportointisovelluksella.
Etkö ole vielä Webropol-käyttäjä? Varaa kanssamme ilmainen demo jo tänään!