Case: ELY-keskus

Elinkeino- liikenne- ja ympäristökeskukset kuuluvat Työ- ja elinkeinoministeriön alaisuuteen. ELY-keskukset hoitavat myös Ympäristöministeriön, Liikenne- ja viestintäministeriön, Maa- ja metsätalousministeriön, Opetus- ja kulttuuriministeriön sekä Sisäasiainministeriön määräämiä tehtäviä.

Webropol on tuottanut räätälöidyn ratkaisun, jolla ELY-keskukset keräävät tietoa erilaisista tilanteista ja erilaisten kanavien kautta. Tiedot raportoidaan automaattisesti reaaliajassa asianomaisille päätöksentekijöille organisaatiossa.

Monikanavaisen tiedon kerääminen resurssien varaamiseksi ja laatuprosessin parantamiseksi

Keräämme Webropolilla yrityksiltä palautetta rekrytointivaikeuksien ja muiden kehitystarpeiden tunnistamiseksi. Tämän tiedon avulla pystymme löytämään osaamisvajeet työmarkkinoilla ja tarjoamaan sitten koulutusratkaisuja tämän vajeen täyttämiseksi. Webropolia käytetään myös asiakaspalautteen keräämiseen Työ- ja elinkeinotoimistojen ja ELY-keskusten ydintoiminnoista. Webropol tarjoaa meille olennaisen työkalun palvelun laadun mittaamiseen ja seurantaan ja palveluprosessien jatkuvaan parantamiseen. Tulosten perusteella pystymme päättämään nopeasti, millä työmarkkinoilla koulutusta on käynnistettävä. Voimme myös varmistaa, millä aloilla kehitystarpeet ovat suurimmat, jolloin työmarkkinoita ja liike-elämän palveluita voidaan ohjata oikeaan suuntaan. Resursseja varataan erilaisiin palveluihin, ja voimme määrittää toimenpiteitä prosessien laadun parantamiseksi, Jouni Marttinen, projektipäällikkö.

Tiedät, mitä asiakkaat ajattelevat palvelustasi nyt – ei vaikkapa 8 kuukautta sitten

Aikaisemmin ELY-keskukset keräsivät asiakaspalautteita vain vuositasolla. Jatkuva ja reaaliaikainen tieto on huomattavasti arvokkaampaa palveluiden parantamisen ja laadunvarmistuksen kannalta. Projektipäällikkö Jouni Marttinen lisää: ”Pilottiprojektien käynnistämistä esitettiin, sillä on liian myöhäistä päättää TÄNÄÄN sen perusteella, mitä asiakkaat ajattelivat 8 tai 12 kuukautta sitten. Tämä herättää paljon kysymyksiä: ”Onko tämä ongelma uusi vai onko se vanha ongelma, joka on tullut pahemmaksi? Samoin: eikö tämän tiedon pitäisi mennä asiantuntijoille, jotka sitä tarvitsevat? Miksi kenenkään pitäisi käyttää hirveästi aikaa tulosten kokoamiseen, kun raporttien pitäisi olla saatavana reaaliajassa ja viikko- ja kuukausiraporttien kulkea automaattisesti niitä tarvitseville henkilölle?” Meidän vastauksemme on Kyllä! Me haluamme toimia ja palvella yleisöä niin hyvin kuin pystymme. ”Webropol-kyselytutkimusjärjestelmä on erittäin nopea ja helppo työkalu lähes minkä tahansa tutkimuksen luomiseen.” Sinun ei tarvitse olla IT-asiantuntija kyselytutkimusten laatimiseksi organisaationne tarpeisiin.

Valtakunnallisia kyselytutkimuksia ja paikallisia aluetoimistojen laadunvarmistuksen tarpeisiin sopivia tutkimuksia ilman suuria IT-taitoja

Eräs ELY-keskuksen pilottiprojekti kerää nyt asiakaspalautetta heti asiakkaan saatua rahoituspäätöksen tai ELY:n tarkastajien poistuttua asiakkaan luota. Webropolin avulla keskitettyjen kyselytutkimusten laatiminen ja laadunvarmistus on ollut helppoa, ja niitä on puolestaan ollut helppo muokata muita projekteja tai paikallistoimistojen tarpeita varten. Webropol-ulkoasutoimintojen avulla kyselyihin saadaan kätevästi ammattimainen vaikutelma ja organisaation oma ilme mukaan. Kaikkien kyselytutkimustemme on oltava ehdottomasti skaalautuvia ja helposti matkapuhelimella, tabletilla ja tietokoneella käytettäviä.

Automaattisten raporttien toimitus oikeille asiantuntijoille, päälliköille ja johtajille mahdollistaa välittömät toimenpiteet

Tulosten reaaliaikaisuus osoittautui meillä erittäin arvokkaaksi ja aikaa säästäväksi tekijäksi laadunvarmistuksen kannalta. Todella paljon aikaa säästää raporttien automaattinen lähetys niitä tarvitseville asiantuntijoille, päälliköille ja johtajille. Raporttiin johtavan linkin voi avata tietokoneella ja muilla laitteilla, kuten matkapuhelimella. Raportit ovat eläviä ja päivittyvät saman tien kun järjestelmään tulee vastauksia. ”Reaaliaikainen raportointi pitää ihmiset ajan hermolla ja jatkuvasti tietoisena vallitsevasta tilanteesta. Huomautukset ja hälytykset voidaan automatisoida niin, että asianomainen laadunvarmistuksesta vastaava henkilö saa tiedon jonkin tietyn palautteen saapumisesta.”

Kaiken kaikkiaan: Jatkuvaa palautetta ja reaaliaikaista raportointia käyttäjäystävällisesti

”Yhteenvetona voidaan sanoa, että ELY-keskusten pilottihanke asiakaspalautteiden keräämisestä Webropol-kyselytutkimusjärjestelmällä mahdollistaa jatkuvan palautteen ja reaaliaikaisen raportoinnin. Silloin parannuksia voidaan tehdä heti tarpeen ilmaantuessa, eikä vain kerran vuodessa, jolloin voi olla liian myöhäistä.” ”ELY-virkailijat voivat muokata ja lähettää kyselytutkimuksia helposti, ja niihin on helppo vastata tietokoneella, matkapuhelimella, tabletilla ja pc:llä, jolloin tietoa saadaan riittävästi arvokkaiden näkemysten muodostamiseen.” ”Raportit voi jaella automaattisesti asiantuntijoille ja päälliköille, joten kenenkään ei tarvitse käyttää aikaa raporttien laatimiseen ja vielä muistaa lähettää ne oikeille henkilöille ajoissa.”